De kosten van AI-automatisering voor het MKB
Bijna elk kostenoverzicht op internet noemt alleen de bouwkosten. Dat is de post die je het minst verrast. De rekening komt bij gebruik en onderhoud — dus daar begin ik.
Drie posten, niet één
Een automatisering kost je geld op drie momenten, en ze gedragen zich verschillend.
Bouwkosten — eenmalig
Het uitzoeken, bouwen en testen. Voor één afgebakend proces met één of twee systemen eraan: doorgaans enkele honderden tot enkele duizenden euro's. Wat de prijs vooral opdrijft is niet de complexiteit van de AI, maar het aantal systemen dat mee moet doen en de kwaliteit van hun koppelingen.
Gebruikskosten — maandelijks, schaalt mee
Kosten per verwerkt document of bericht, plus eventuele licenties van het platform waar de workflow op draait. Deze post is klein bij lage volumes en wordt de grootste post zodra je opschaalt.
Onderhoud — onvermijdelijk
Leveranciers wijzigen hun koppelingen, modellen worden vervangen, je eigen processen veranderen. Reken op 10 tot 20 procent van de bouwkosten per jaar. Wie deze post weglaat, presenteert een te mooi plaatje.
Een rekenvoorbeeld
Een installatiebedrijf verwerkt ongeveer 400 inkomende facturen per maand. Iemand tikt ze over: gemiddeld 3 minuten per stuk, dus zo'n 20 uur per maand.
- Nu: 20 uur × €35 = €700 per maand
- Bouw: eenmalig circa €3.500 voor uitlezen, controleren en inboeken, inclusief een controlescherm voor twijfelgevallen
- Gebruik: 400 documenten × enkele centen, plus platformkosten = grofweg €40 per maand
- Onderhoud: circa €500 per jaar, dus zo'n €42 per maand
- Restwerk: ongeveer 15% van de facturen wil je alsnog met de hand nakijken, dus 3 uur = €105 per maand
Kosten na oplevering: ongeveer €187 per maand tegenover €700. Besparing €513 per maand, terugverdientijd op de bouwkosten rond de zeven maanden.
Let op die 15%
Vrijwel elk voorstel dat je krijgt, rekent met 100% automatisering. Dat haalt niemand. Reken zelf altijd met een restpercentage van 10 tot 20 procent handwerk, anders klopt je terugverdientijd niet. Een aanbieder die dit uit zichzelf benoemt, weet waar hij het over heeft.
Wat de prijs omhoog jaagt
Vier dingen maken een project duurder dan geschat, in deze volgorde van impact.
- Een systeem zonder fatsoenlijke koppeling. Oudere branchesoftware zonder API is de duurste factor die er is. Soms is de enige uitweg een omweg die je daarna moet blijven onderhouden.
- Onduidelijkheid over het proces zelf. Als drie mensen het anders doen, moet dat eerst worden uitgezocht. Die uren zitten zelden in de offerte.
- Uitzonderingen. De hoofdstroom bouw je snel; de uitzonderingen kosten de helft van het budget. Vraag altijd wat er gebeurt met het geval dat niet past.
- Eisen rond privacy en dataopslag. Terecht, maar het beperkt je keuze in modellen en hosting. Zie privacy en wetgeving.
Zelf doen of uitbesteden
Zelf bouwen in een no-codetool is reëel voor een afgebakende workflow zonder gevoelige data. Je betaalt dan alleen de licentie en je eigen tijd. Begin in dat geval bij de lijst met quick wins en pak er één uit waar geen persoonsgegevens in omgaan.
Uitbesteden wordt goedkoper zodra er meerdere systemen aan hangen, er geld doorheen loopt, of het iets is waar het bedrijf op moet kunnen rekenen. Niet omdat het onmogelijk is om zelf te doen, maar omdat de kosten dan verschuiven van bouwen naar draaiende houden — en dat is precies het deel dat je onderschat zolang je het nog niet hebt meegemaakt.
Wat het bij mij kost
Het rekenvoorbeeld hierboven gaat over de bouw. De prijs van de begeleiding eromheen verschilt vooral in wie het doet: bij een bureau betaal je ook de accountmanager. Ik werk zonder die laag, wat het verschil verklaart tussen de tarieven die je hier en elders ziet. Hoe ik dat inricht, staat bij online marketing in Nijmegen.
Meer over ai voor het mkb
Deze pagina hoort bij ai-automatisering voor het mkb. Daar staat de volledige opbouw van dit onderwerp, van basis tot uitvoering.
Wat is AI-automatisering en wat kan het MKB ermee?
Lees verder →AI-automatisering vs. traditionele automatisering
Lees verder →10 quick wins met AI-automatisering voor MKB-bedrijven
Lees verder →Wil je weten wat hiervan in jouw bedrijf haalbaar is? Dat staat op de pagina over AI-automatisering.
Vragen die ik vaak krijg
Kan ik met een klein budget beginnen?
Ja, en dat is meestal ook verstandig. Eén afgebakend proces automatiseren kost een fractie van een breed traject en levert je binnen een paar weken een meetbaar resultaat op. Dat resultaat is vervolgens je onderbouwing voor de volgende stap.
Werk je met een vast bedrag of op uurbasis?
Voor een afgebakende automatisering geef ik een vast bedrag voor een concreet resultaat, zodat het risico van uitloop niet bij jou ligt. Voor doorlopend onderhoud werk ik met een klein maandbedrag of op afroep, zonder langlopend contract.
Zijn er subsidies voor AI in het MKB?
Er bestaan regelingen voor innovatie en digitalisering, maar het aanbod en de voorwaarden wisselen per jaar en per provincie. Ga uit van de businesscase zonder subsidie; als er dan nog iets bij komt is dat meegenomen. Een project dat alleen uitkan mét subsidie, kan meestal niet uit.
Even sparren over jouw groei?
Geen verkooppraatje en geen accountmanager ertussen. Je spreekt direct met de specialist die het werk ook uitvoert. Meestal reageer ik binnen een paar uur.